Exporteren en importeren van de artikellijst

Exporteren en importeren artikellijst

U heeft de mogelijkheid om binnen het artikelbeheer een export en import te doen van de volledige artikellijst.

Exporteren artikellijst

Om de volledige artikellijst te exporteren kan u klikken op het pop-up menu dat u kan terugvinden rechts van de hoofdgroepen.
Hier heeft u een optie om de volledige artikellijst te exporteren.
Bij het selecteren van deze snelkoppeling zal het platform een Excel-bestand aanmaken met alle artikelen die aanwezig zijn in het artikelbeheer.

Snelkoppeling om de volledige artikellijst te exporteren

Een gedetailleerde beschrijving van ieder veld dat beschikbaar is in de export kan u terugvinden verder in dit artikel.

Importeren artikellijst

U heeft de mogelijkheid om een aangemaakte of aangepaste lijst in Excel te importeren in het platform.
Hierbij zal het systeem ofwel de artikelen aanmaken of bijwerken.
Het platform zal de artikelen bijwerkingen in de volgende gevallen:
  1. De artikelsleutel is ingevuld in het Excel-document en de artikelsleutel kan teruggevonden worden bij het importeren
  2. Het interne nummer is ingevuld in het Excel-document en het interne nummer kan teruggevonden worden bij het importeren
Om de lijst te importeren kiest u in het hoofdvenster van het artikelbeheer voor de optie Importeren artikelen -> Lay-out WAVEDESK

Snelkoppeling om artikelen te importeren in WAVEDESK

Na selectie van deze snelkoppeling krijgt u het onderstaande venster te zien.

Venster voor het importeren van artikelen

Selecteer het Excel-bestand dat u wenst te importeren (1) vanop uw computer.
Na selectie zal het platform het Excel-document uitlezen en de gevonden lijnen weergeven in de lijst (2).
Het platform zal ook een aantal validaties doen van de gegevens en als er zaken niet correct zijn om te import te laten doorlopen, krijgt u hiervan een melding.
Als alles in orde is met het Excel-bestand zal de knop 'Importeren' (3) beschikbaar komen.
U kan nu op deze knop drukken om de import definitief te laten lopen (dit kan enkele minuten in beslag nemen).

Beschrijving velden in het exportbestand

Hieronder kan u een gedetailleerde beschrijving terugvinden van de verschillende velden die beschikbaar zijn in het exportbestand van de artikellijst.
Alle velden zijn aanwezig in het exportbestand en zijn ook allemaal vereist bij het importeren van de lijst.
Per veld geven we hieronder aan:
  1. Wat de functie is van het veld
  2. Of het veld al dan niet verplicht is
  3. Welke waarde hier moet of kan opgegeven worden

Artikelsleutel
Omschrijving
De unieke identificatie van het artikel.
Deze identificatie gaat WAVEDESK gebruiken om al bestaande artikelen bij te werken bij het importeren van de lijst.
Verplicht: nee
Type: tekst
Hoofdgroep Nederlands
Omschrijving
De Nederlandse naam van de hoofdgroep in dewelke het artikel moet worden bewaard.
Ieder artikel zal worden bewaard in de combinatie van een hoofdgroep en een subgroep.
Als de hoofdgroep niet bestaat, zal deze worden aangemaakt door de import routine.
Verplicht: ja
Type: tekst
Hoofdgroep Frans
Omschrijving
De Franse naam van de hoofdgroep in dewelke het artikel moet worden bewaard.
Ieder artikel zal worden bewaard in de combinatie van een hoofdgroep en een subgroep.
Als de hoofdgroep niet bestaat, zal deze worden aangemaakt door de import routine.
Verplicht: nee
Type: tekst
Hoofdgroep Engels
Omschrijving
De Engelse naam van de hoofdgroep in dewelke het artikel moet worden bewaard.
Ieder artikel zal worden bewaard in de combinatie van een hoofdgroep en een subgroep.
Als de hoofdgroep niet bestaat, zal deze worden aangemaakt door de import routine.
Verplicht: nee
Type: tekst
Subgroep nr.
Omschrijving
Het nummer van de subgroep.
Hier kan u een vrij te kiezen nummer toekennen aan de subgroep.
Verplicht: ja
Type: numeriek
Subgroep Nederlands
Omschrijving
De Nederlandse naam van de subgroep in dewelke het artikel moet worden bewaard.
Ieder artikel zal worden bewaard in de combinatie van een hoofdgroep en een subgroep.
Als de subgroep niet bestaat, dan zal deze worden aangemaakt door de import routine.
Verplicht: ja
Type: tekst
Subgroep Frans
Omschrijving
De Franse naam van de subgroep in dewelke het artikel moet worden bewaard.
Ieder artikel zal worden bewaard in de combinatie van een hoofdgroep en een subgroep.
Als de subgroep niet bestaat, dan zal deze worden aangemaakt door de import routine.
Verplicht: nee
Type: tekst
Subgroep Engels
Omschrijving
De Engelse naam van de subgroep in dewelke het artikel moet worden bewaard.
Ieder artikel zal worden bewaard in de combinatie van een hoofdgroep en een subgroep.
Als de subgroep niet bestaat, dan zal deze worden aangemaakt door de import routine.
Verplicht: nee
Type: tekst
Interne benaming
Omschrijving
De interne benaming van het artikel, deze benaming zal enkel intern worden gebruikt om artikelen te selecteren.
Verplicht: nee
Type: tekst
Interne omschrijving
Omschrijving
De interne omschrijving van het artikel.
Dit is een omschrijving die u kan geven aan het artikel om duidelijk te maken over welk artikel dit precies gaat, dit zal enkel intern worden gebruikt.
Verplicht: nee
Type: tekst
Externe benaming Nederlands
Omschrijving
De Nederlandse externe benaming van het artikel.
Deze omschrijving zal gebruikt worden als het artikel is opgenomen in offertes of facturen naar de eindklant toe waarvan de taal van de klant Nederlands is.
Verplicht: ja
Type: tekst
Externe benaming Frans
Omschrijving
De Franse externe benaming van het artikel.
Deze omschrijving zal gebruikt worden als het artikel is opgenomen in offertes of facturen naar de eindklant toe waarvan de taal van de klant Frans is.
Verplicht: nee
Type: tekst
Externe benaming Engels
Omschrijving
De Engelse externe benaming van het artikel.
Deze omschrijving zal gebruikt worden als het artikel is opgenomen in offertes of facturen naar de eindklant toe waarvan de taal van de klant Engels is.
Verplicht: nee
Type: tekst
Ean code
Omschrijving
De ean code van het artikel.
Verplicht: nee
Type: tekst
Fabrikant
Omschrijving
De naam van de fabrikant van het artikel.
Verplicht: nee
Type: tekst
Leverancier
Omschrijving
De naam van de leverancier van het artikel.
Dit is de naam van de leverancier die gekend is in de lijst van de leveranciers.
Als de leveranciersnaam bij de import niet kan worden gevonden zal de import routine automatisch een nieuwe leverancier aanmaken met deze naam.
Verplicht: nee
Type: tekst
Artikelcode leverancier
Omschrijving
De artikelcode van het artikel van de leverancier.
Verplicht: nee
Type: tekst
Grootboekrekening
Omschrijving
De grootboekrekening die moet worden gekoppeld aan dit artikel bij het gebruik van dit artikel in de facturatie.
Verplicht: nee
Type: numeriek
Btw-code
Omschrijving
De standaard btw-code die moet gebruikt worden bij dit artikel.
Als hier een waarde is opgegeven moet de btw-code bestaan in de stamgegevens ter hoogte van de btw-codes.
Verplicht: nee
Type: tekst
Prijs
Omschrijving
De verkoopprijs van het artikel.
Verplicht: nee
Type: numeriek
Aankoopprijs
Omschrijving
De aankoopprijs van het artikel.
Verplicht: nee
Type: numeriek
Prijseenheid
Omschrijving
De prijseenheid van het artikel.
Verplicht: nee
Type: tekst
Marge
Omschrijving
De marge die moet toegepast worden.
Hier kan het percentage opgegeven worden van de marge die moet toegevoegd worden aan de aankoopprijs om de verkoopprijs te bepalen.
Als hier een percentage is opgegeven en de vlag 'marge gebruiken' staat actief dan zal het platform geen rekening houden met een eventuele verkoopprijs die is opgegeven maar zal automatisch de verkoopprijs berekenen aan de hand van de aankoopprijs + de opgegeven marge.
Verplicht: nee
Type: numeriek
Marge gebruiken
Omschrijving
Indicatie of de marge moet gebruikt worden voor het bepalen van de verkoopprijs.
Voor meer informatie zie ter hoogte van de omschrijving van het veld marge.
Mogelijke waarden zijn hier Nee - Ja.
Verplicht: ja
Type: tekst
Bestelpunt
Omschrijving
Dit is het minimumaantal dat u in stock wenst te houden van het artikel.
Wanneer het bestelpunt is bereikt voor het artikel door reservaties of door opnames uit de stock zal het platform op dit moment automatisch een bestelvoorstel genereren.
Verplicht: ja
Type: numeriek
Zichtbaar offertemodule portaal
Omschrijving
Indicatie of het artikel mag zichtbaar zijn in het portaal voor de vertegenwoordigers en onderaannemers.
Mogelijke waarden zijn hier Nee - Ja.
Verplicht: ja
Type: tekst
Garantie Nederlands
Omschrijving
De Nederlandse omschrijving van de garantie voor het artikel in het Nederlands.
Deze omschrijving kan optioneel worden opgenomen in de offertemodule of de facturatiemodule.
Verplicht: nee
Type: tekst
Garantie Frans
Omschrijving
De Franse omschrijving van de garantie voor het artikel in het Frans.
Deze omschrijving kan optioneel worden opgenomen in de offertemodule of de facturatiemodule.
Verplicht: nee
Type: tekst
Garantie Engels
Omschrijving
De Engelse omschrijving van de garantie voor het artikel in het Engels.
Deze omschrijving kan optioneel worden opgenomen in de offertemodule of de facturatiemodule.
Verplicht: nee
Type: tekst
Kortingspercentage
Omschrijving
Het standaard kortingspercentage dat moet toegekend worden aan het artikel als dit is opgenomen in een offerte of factuur.
Verplicht: ja
Type: numeriek
Niet opnemen in stockbeheer
Omschrijving
Indicatie of het artikel niet moet worden opgenomen in het stockbeheer.
Als deze vlag actief is zal het artikel niet worden opgenomen in de stocktelling en gaan we ervan uit dat dit een bestelartikel is.
Mogelijke waarden zijn hier Nee - Ja.
Verplicht: ja
Type: tekst
Maximum stock
Omschrijving
De maximum stock die u wenst aan te houden van dit artikel.
In functie van dit veld zal het platform u een bestelvoorstel genereren bij het bereiken van de minimum stock die u wenst aan te houden voor het artikel.
Verplicht: nee
Type: numeriek
Stockartikel
Omschrijving
Indicatie of het om een stockartikel gaat.
Hiermee geven we aan of dit artikel in stock zal opgenomen worden.
De mogelijke waarden zijn hier Nee - Ja.
Verplicht: ja
Type: tekst
Bestelhoeveelheid
Omschrijving
De hoeveelheid in dewelke het artikel moet worden besteld.
Als bijvoorbeeld u een bepaald artikel wenst te bestellen maar dit zit verpakt per 100 eenheden, dan kan u hier een waarde opgeven van 1 om in 1x 100 eenheden te bestellen.
Verplicht: nee
Type: numeriek
Hoogte
Omschrijving
De hoogte van het artikel.
Verplicht: nee
Type: numeriek
Lengte
Omschrijving
De lengte van het artikel.
Verplicht: nee
Type: numeriek
Breedte
Omschrijving
De breedte van het artikel.
Verplicht: nee
Type: numeriek
Gewicht
Omschrijving
Het gewicht van het artikel.
Verplicht: nee
Type: numeriek
Maat
Omschrijving
Vrije omschrijving van de maat van het artikel.
Verplicht: nee
Type: tekst
Standaard stock locatie
Omschrijving
De standaard stock locatie van het artikel.
Als de opgegeven omschrijving niet kan worden teruggevonden in de lijst van de stock locaties zal de stock locatie automatisch worden aangemaakt bij het importeren.
Verplicht: nee
Type: tekst
Premieartikel
Omschrijving
Indicatie of het een premieartikel betreft.
De mogelijke waarden zijn hier Nee - Ja.
Verplicht: ja
Type: tekst
Aankoopprijs usd
Omschrijving
De aankoopprijs van het artikel in dollar.
Verplicht: nee
Type: numeriek
Leveringstermijn
Omschrijving
Hier kan u de standaard leveringstermijn opgeven van het artikel bij uw leverancier.
De opgegeven waarde is de leveringstermijn in weekdagen.
Verplicht: nee
Type: numeriek

Eenheid
Omschrijving
Laat u toe om de eenheid van het artikel op te geven.
U kan de volgende waarden hier invullen: Stuks, Uren, Minuten
Verplicht: ja
Type: tekst

Tijd
Omschrijving
Hier kan u de tijd ingeven als het artikel een werktijd is.
De tijd kan u ingeven in uren of minuten in functie van de eenheid die u heeft opgegeven in het veld eenheid.
Verplicht: nee
Type: numeriek

Gekoppeld stadium
Omschrijving
Hier kan u de naam opgegeven van het stadium dat moet gekoppeld worden aan dit artikel.
Als het stadium niet bestaat in de lijst van de stadiums in de basisbestanden zal de importroutine dit stadium automatisch aanmaken.
Verplicht: nee
Type: tekst

Artikeltype Nederlands
Omschrijving
De omschrijving van het artikeltype in het Nederlands.
Als het artikeltype niet aanwezig is in de basisbestanden van de artikeltypes zal dit artikeltype automatisch worden aangemaakt.
Verplicht: nee
Type: tekst

Artikeltype Frans
Omschrijving
De omschrijving van het artikeltype in het Frans.
Als het artikeltype niet aanwezig is in de basisbestanden van de artikeltypes zal dit artikeltype automatisch worden aangemaakt.
Verplicht: nee
Type: tekst

Artikeltype Engels
Omschrijving
De omschrijving van het artikeltype in het Engels.
Als het artikeltype niet aanwezig is in de basisbestanden van de artikeltypes zal dit artikeltype automatisch worden aangemaakt.
Verplicht: nee
Type: tekst

Stock
Omschrijving
De actuele stock van het artikel die beschikbaar is.
Opgelet: Indien in dit veld bij het importeren een waarde aanwezig is of wanneer een waarde aanwezig is verschillend van 0, dan zal de stock van het artikel worden vervangen
Verplicht: nee
Type: numeriek

Intern nr.
Omschrijving
Het interne nummer dat WAVEDESK heeft toegekend aan het artikel bij de creatie. Als u aanpassingen aanbrengt aan bestaande artikelen raden wij aan om de waarde in dit veld te behouden in het Excel-bestand.
WAVEDESK zal een matching proberen te doen om het bestaande artikel terug te vinden voor het bijwerken van een bestaand artikel als hier een waarde aanwezig is.
Verplicht: nee
Type: numeriek